Spreekuur vertraging voltooid verleden tijd

3 mins

“Mijn consult loopt uit” – roept je collega wanneer deze gehaast door de lades in de apotheek op zoek is naar een doosje medicatie. Jij weet direct dat de zojuist uitgesproken 4 woorden gevolgen hebben voor het verloop van de rest van de dag. Je weet al dat je wellicht wat meer tijd aan de balie aan uitleg moet besteden. Ook zie je in Animana dat er ‘tussendoor nog even snel’ een röntgenfoto gemaakt moet worden. Precies op het moment dat de volgende eigenaar voor de afspraak komt binnenlopen, dat het spannend wordt of je de bestelling wel op tijd kan doorgeven aan de leverancier, gaat tot overmaat van ramp ook de telefoon.

Het motorblok en pitsstraat

Met een spreekkamer als motorblok voor de dierenartspraktijk is de balie de pitsstraat waar verschillende medewerkers soms in relatief korte tijd veel verschillende taken en handelingen uitvoeren om de huisdiereigenaar (weer) goed op weg te sturen.

Eigenlijk kunnen de ‘afdelingen’ balie en spreekkamer niet zonder elkaar. Zo zou je kunnen stellen dat een goed consult gedaan kan worden wanneer een huisdiereigenaar goed geïnformeerd deze ruimte betreedt. Als assistent kan je al veel eerste vragen opvangen welke vervolgens niet meer behandeld hoeven te worden in de spreekkamer. Dit kan bijvoorbeeld over vlooien, ontwormen of op vakantie met het huisdier gaan. Maar ook over hoe bloedprikken in zijn werk gaat. Het voorbereidende werk zorgt ervoor dat de volledige tijd in de spreekkamer ten goede komt aan het huisdier. Dit maakt letterlijk tijd vrij voor eventuele andere onderwerpen (of onderzoeken) in de spreekkamer.

Andersom kan de ‘afdeling’ balie geholpen worden door de spreekkamer wanneer er gebruikt wordt gemaakt van combiproducten en protocollen.

Hiermee worden veel voorkomende handelingen geautomatiseerd, delen van de patiëntkaart automatisch ingevuld en is het zelf mogelijk om direct adviesbrieven uit de printer bij de balie te laten rollen.

Een beter geïnformeerde eigenaar betekent een beter consult

Uiteindelijk gaat het niet altijd om de effectiviteit, snelheid en/of automatisering van de praktijk. Natuurlijk is het mooi meegenomen wanneer processen geautomatiseerd zijn en veel dagelijks voorkomende handelingen letterlijk vanzelf gaan. Nadat je de puntjes op de i hebt gezet in je praktijk, is het belangrijk om te werken aan het meest vertragende element jouw praktijk, de huisdiereigenaar.

4 tips voor een betere klantreis

Hieronder vind je 4 tips voor een betere klantreis:

1. Buiten jouw praktijk: Implementeer waar mogelijk een Online Booking applicatie
Misschien maak jij al gebruik van een Online Booking applicatie voor jouw praktijk. Wist je dat je deze eenvoudig kunt verwerken als e-mail handtekening, QR-code of zelfs in een SMS bericht? Een van de grote voordelen van Online Booking is dat deze ervoor zorgt dat de balie, receptie telefoon een stuk rustiger wordt.

2. Balie of wachtkamer: Maak proactief gebruik van de Veterinary Content Cloud
In de klantreis van de huisdiereigenaar kan je op verschillende momenten informatie delen. Zo bevat de Veterinary Content Cloud onder andere adviesbrieven, heb je er al eens aan gedacht om deze voorafgaand aan een afspraak te delen. Bijvoorbeeld direct na het maken van de afspraak per e-mail na te sturen of in de wachtkamer te overhandigen. Zo is het mogelijk om de huisdiereigenaar voorafgaand goed te informeren waarmee je veel vragen al wegneemt voordat deze jouw praktijk bezoekt of de wachtkamer binnenstapt.

3. Spreekkamer: Gebruik protocollen en win spreekkamer minuten terug
Zoals hierboven al besproken levert het gebruik van protocollen een hoop op. Door herhalende taken te optimaliseren is het mogelijk om meer tijd aan de eigenaar en de patiënt te besteden.

4. Na de afspraak: Zet je (Automatische) Herinneringen effectief in
Wist je dat je herinneringen voor veel meer producten of diensten dan alleen vaccinatie of anti parasitaire producten kunt gebruiken. Denk eens aan dieetvoeding, medicatie voor een chronische aandoening of het monitoren van chronische patiënten middels bloedonderzoek. Door herinneringen ook voor deze producten in te zetten betrek je de eigenaar nog meer bij de zorg voor het huisdier. Als jij samen met de herinnering beschikbare achtergrond en informatie deelt met de eigenaar zal dit leiden tot meer betrokkenheid en een beter geïnformeerde eigenaar. Hier pluk je in de praktijk uiteindelijk de vruchten van.