8 praktische tips voor dataveiligheid tijdens je congresbezoek

1. Bescherm de QR-code op je badge

Veel congresbadges bevatten een QR-code of barcode. Die is handig voor toegang, sessieregistratie of het delen van contactgegevens met exposanten. Maar zo’n code kan meer informatie bevatten of ontsluiten dan je op het eerste gezicht ziet.

Denk aan je naam, praktijknaam, functie, e-mailadres of registratiegegevens. Soms wordt een badge-scan ook gebruikt om je later informatie toe te sturen. Let daarom goed op wanneer je foto’s maakt op de beursvloer. Staat je badge duidelijk in beeld? Draai hem dan om, scherm de code af of snijd de foto bij voordat je deze online zet.

Een leuke LinkedIn-post is mooi. Maar je QR-code hoeft daar niet bij.

2. Laat je badge bewust scannen

Op een beursvloer wordt vaak gevraagd: “Mag ik je badge even scannen?” Dat kan praktisch zijn, bijvoorbeeld wanneer je meer informatie wilt ontvangen of een demo hebt bekeken.

Toch is het goed om even stil te staan bij wat je deelt. Je naam, functie, praktijknaam en e-mailadres kunnen persoonsgegevens zijn. Wanneer deze gegevens worden verzameld, opgeslagen of gebruikt voor opvolging na het congres, valt dat onder het verwerken van persoonsgegevens.

Dit raakt ook aan social engineering: een vorm van misleiding waarbij mensen worden verleid om informatie te delen of een bepaalde actie uit te voeren. Dat hoeft niet altijd spannend of opvallend te zijn. Soms begint het gewoon met een vriendelijk gesprek, een snelle badge-scan of een formulier waar je net iets te veel gegevens invult.

Dat betekent niet dat je je badge nooit moet laten scannen. Het betekent wel dat je expliciet mag vragen wat er met je gegevens gebeurt. Word je toegevoegd aan een mailinglijst? Krijg je alleen de presentatie toegestuurd? Worden je gegevens gedeeld met een derde partij? En kun je je makkelijk weer afmelden als je geen verdere informatie wilt ontvangen?

Dat is geen wantrouwen. Het is gewoon zorgvuldig omgaan met je persoonlijke gegevens.

3. Gebruik liever je eigen mobiele netwerk

Openbare wifi-netwerken zijn handig, maar niet altijd de veiligste keuze. Zeker op drukke plekken zoals congressen, hotels, vliegvelden en stations is het verstandig om extra op te letten. Gebruik waar mogelijk je eigen mobiele data of een persoonlijke hotspot. Vooral wanneer je inlogt op zakelijke accounts, je e-mail opent of toegang hebt tot systemen met praktijkinformatie.

Moet je toch gebruikmaken van congres-wifi? Controleer dan of je met het officiële netwerk verbonden bent. Let ook op netwerknamen die sterk lijken op de naam van het event of de locatie.

4. Zet vooraf een VPN klaar

Een VPN (Virtual Private Network) kan helpen om je internetverkeer beter te beschermen zodra je gebruikmaakt van openbare wifi. Daarmee voeg je een extra beveiligingslaag toe wanneer je onderweg werkt.

Installeer en test je VPN daarom vóór het congres. Niet pas op het moment dat je tussen twee lezingen door snel iets moet openen.

Een VPN maakt je niet automatisch volledig veilig. Je moet nog steeds opletten waar je op klikt en waar je inlogt. Maar het is wel een eenvoudige extra stap als je regelmatig onderweg werkt.

5. Scan QR-codes met aandacht

QR-codes zijn overal op congressen. Voor programma’s, presentaties, winacties, formulieren, demo’s en downloads. Dat is handig, maar het vraagt ook om oplettendheid. Een QR-code laat niet altijd direct zien waar je naartoe wordt gestuurd. Daardoor kan het lastiger zijn om vooraf te beoordelen of een link betrouwbaar is.

Een risico dat hierbij past is “quishing”: phishing via een QR-code. Je scant een code en komt terecht op een website die betrouwbaar lijkt, maar bedoeld is om gegevens te verzamelen of je ergens te laten inloggen.

Scan daarom niet automatisch elke QR-code die je tegenkomt. Kijk eerst waar de code hangt en van wie deze afkomstig is. Controleer na het scannen de link voordat je gegevens invult. Log niet zomaar in via een pagina die je via een losse QR-code hebt geopend.

Twijfel je? Zoek de website dan handmatig op.

6. Let op wat er op je scherm staat

Tussen twee sessies door nog even je mail beantwoorden? Begrijpelijk. Maar op een congres werk je vaak in een volle ruimte. Mensen lopen langs, zitten naast je of kijken ongemerkt mee. Open daarom liever geen gevoelige informatie in drukke ruimtes. Denk aan klantinformatie, patiëntgegevens, financiële gegevens of interne documenten.

Vergrendel je laptop of tablet zodra je wegloopt. Ook als je alleen maar even snel een koffie gaat halen.

7. Neem je eigen oplader of powerbank mee

Een lege telefoon op een congres is onhandig. Toch is het veiliger om je eigen oplader, adapter of powerbank mee te nemen, dan om afhankelijk te zijn van openbare laadpunten.

Bij openbare USB-poorten wordt soms gesproken over “juice jacking”. Dat is een risico waarbij een onbekende USB-aansluiting niet alleen stroom levert, maar mogelijk ook wordt misbruikt om toegang te krijgen tot gegevens of schadelijke software te plaatsen.

Gebruik daarom bij voorkeur een stopcontact met je eigen adapter. Of neem een powerbank mee, zodat je niet afhankelijk bent van onbekende USB-poorten of gedeelde laadstations.

Het is een kleine voorbereiding, maar onderweg kan het veel gedoe voorkomen.

8. Denk na voordat je iets online deelt

Congressen zijn leuk om te delen. Een foto van de stand, een volle zaal of een teammoment op LinkedIn kan prima.

Kijk altijd nog één keer goed naar de foto voordat je hem plaatst. Zijn er badges zichtbaar? Staat er een laptop- of tabletscherm open op de achtergrond? Zijn er namen, e-mailadressen, agenda’s of documenten te zien?

Snijd de foto dan bij of maak een nieuwe. Je hoeft niet alles te laten zien om een goed verhaal te vertellen.