8 mins

Werkplekinrichting

Door: Femke van den Wall Bake MSc., Zonderland & Van Zeijl

Serie van gastblogs

Met Animana heb je al een geweldige basis om de dagelijkse gang van zaken in je praktijk te beheren. Wij begrijpen dat er in de praktijk meer komt kijken dan alleen een praktijkmanagementsysteem. In een serie van gastblogs geven wij daarom het woord aan andere veterinaire professionals.

In deze blogreeks werken we een aantal voorbeelden van capaciteitsmanagement uit (ook van buiten de veterinaire zorg) uit en geven we tips over wat je in je eigen DAP kunt doen op het gebied van capaciteitsmanagement.

Een van onze eerdere blogs ging over Lean in de dierenartsenpraktijk.

Herhaling – Lean

De kern van Lean management is het streven naar voortdurende eliminatie van verspilling in alle bedrijfsprocessen door middel van kleine, stapsgewijze verbeteringen. Het verbetert de kwaliteit van het eindproduct/dienst, vermindert defecten en verhoogt de algehele flexibiliteit van de productie.

Voorbeelden van verspilling in het proces

Er zijn verschillende soorten verspilling (niet waarde toevoegende activiteiten).

Komt dit bekend voor?

  • Zoeken naar apparatuur of materialen
  • Zoeken naar informatie in digitale of papieren mappen
  • Zoeken in de voorraadruimtes naar medicatie

Door een aantal structurele stappen te nemen kan je zorgen dat er in jouw praktijk minder tijd, energie en werkplezier verloren gaat door te zoeken. Vanuit het Lean management gedachtegoed zijn er bijvoorbeeld 2 praktische tools om hiermee aan de slag te gaan.

Spaghettidiagram

Medewerkers van een veterinaire praktijk lopen gemiddeld behoorlijk wat kilometers op een dag. Dit valt in de categorie niet waarde toevoegende activiteiten. Immers een eigenaar van een dier komt en betaalt liever niet voor jouw loopgedrag, maar voor de zorg voor hun dier.

Het hoofddoel van een spaghetti-diagram is het in kaart brengen en zichtbaar maken van fysieke looproutes en verplaatsingen om onnodige verspilling en inefficiënte processen te elimineren.

Hoe werkt het? Heel simpel:

  1. Kopieer/teken een plattegrond
  2. Maak alle processen zichtbaar (nummeren)
  3. Volg een product/patiënt van start tot eind
  4. Bereken de afstand (meters)
  5. Maak drukke/kritieke punten zichtbaar op de plattegrond

En dan? Aan de hand van je spaghettidiagram kan je:

  • Verspilling opsporen: Direct zien waar medewerkers, producten of materialen onnodig lang onderweg zijn of te veel zoeken.
  • Afstanden verkorten: De totale loop- of transportafstand minimaliseren door knelpunten in de routing te vinden.
  • Indeling verbeteren: Een slimmere en logischere inrichting van de behandelkamers, de operatiekamers, de voorraadruimte(s) of kantoor ontwerpen.

5S

5S is een Lean-tool en een stappenplan om te komen tot een opgeruimde werkplek, om verspilling op de werkvloer tegen te gaan. Het zorgt voor overzicht, rust en structuur. 5S staat voor:

  1. Scheiden
  2. Schikken
  3. Schoonmaken
  4. Standaardiseren
  5. Standhouden

Het stappenplan heeft als doel:

  • Alleen díe materialen en machines zijn op de werkvloer aanwezig die echt nodig zijn
  • De werkplek is schoon en veilig
  • Alle materialen hebben een vaste plek
  • Het is meteen te zien wanneer materialen missen

S1: Scheiden en sorteren

Verwijder alles wat niet nodig, kapot, onveilig of zelden gebruikt is. Bijvoorbeeld: haal verlopen medicatie, kapotte instrumenten en overtollige disposables uit de behandelkamer.

S2: Schikken

Geef materialen een vaste, logische en goed bereikbare plek. Bijvoorbeeld: bewaar vaccinatiespuiten, naalden en verbandmateriaal op een vaste plek dicht bij de behandel- of prep-tafel.

S3: Schoonmaken

Houd de werkplek schoon en controleer meteen of materialen goed functioneren. Bijvoorbeeld: reinig na iedere patiënt de behandeltafel en controleer of de otoscoop, tondeuse en weegschaal nog goed werken.

S4: Standaardiseren

Leg de beste werkwijze vast, zodat iedereen op dezelfde manier werkt. Bijvoorbeeld: maak een vaste checklist voor het klaarzetten van de OK, de opnamehokken of de consultkamer.

S5: Standhouden

Borg de nieuwe afspraken met discipline, opleiding, herhaling en regelmatige controle. Bijvoorbeeld: bespreek wekelijks kort of materialen nog op de juiste plek liggen en of de voorraad in de behandelkamers klopt.

Het toepassen van de 5S-methodiek heeft meerdere voordelen, zoals:

  • Schone, veilige en overzichtelijke werkplek
  • Minder verspilling
  • Minder ruimte nodig
  • Verbetering zelfdiscipline
  • Hogere medewerkerstevredenheid
  • Hogere veiligheid

Tips voor werkplekinrichting in de praktijk

  1. Breng de looplijnen in kaart. Bijvoorbeeld met behulp van een spaghettidiagram
  2. Werkplek inrichting met behulp van 5S

Ben je op zoek naar meer informatie over capaciteitsmanagement en procesoptimalisatie/ Lean in de dierenartsenpraktijk? Neem dan contact op met Maartje Zonderland.

Over de auteur

Femke v.d. Wall Bake is senior-adviseur bij Zonderland & Van Zeijl. Zij heeft tijdens haar loopbaan veel ervaring opgedaan op het gebied van capaciteitsmanagement vraagstukken in zowel de humane als veterinaire zorg. Daarnaast is zij Black Belt en doet graag procesoptimalisatieprojecten waarin zij de theorie van Lean Six Sigma toepast in de praktijk.

Contactgegevens Femke van den Wall Bake:

Laten we eens kijken wat IDEXX-software voor uw praktijk kan betekenen

Vul het onderstaande formulier in en we nemen contact met u op.