Lean in de dierenartsenpraktijk
Door: Femke van den Wall Bake MSc.
Serie van gastblogs
Met Animana heb je al een geweldige basis om de dagelijkse gang van zaken in je praktijk te beheren. Wij begrijpen dat er in de praktijk meer komt kijken dan alleen een praktijkmanagementsysteem. In een serie van gastblogs geven wij daarom het woord aan andere veterinaire professionals.
In deze blogreeks over Veterinair Capaciteitsmanagement werken mijn collega, Maartje Zonderland, en ik een aantal voorbeelden (ook van buiten de veterinaire zorg) uit en geven we tips over wat je in je eigen DAP kunt doen op het gebied van capaciteitsmanagement.
Dit blog staat in het teken van Lean. Elk product of dienst geleverd door een organisatie is het resultaat van processen. Wil je de effectiviteit en efficiëntie verbeteren dan is het belangrijk het proces te leren zien en vervolgens te verbeteren. Lean is een methode die de structuur en tools geeft om dit effectief en efficiënt te doen.
Zijn dit herkenbare situaties in jouw dierenartsenpraktijk?
- Uitloop van consulten en herplannen van afspraken
- Zoeken naar materialen zoals een scheerapparaat, echoapparaat, medicatie, tape, loodschort etc
- Zoeken naar informatie zoals de juiste patiënt, diagnose, onderzoeksuitslagen
- Wachten op collega’s, patiënten, diereigenaren, onderzoeksuitslagen
- Onnodig veel communicatie en miscommunicatie op de werkvloer
- Herstellen van fouten
- Werk doen waar je niet voor opgeleid bent bijvoorbeeld als dierenarts, de OK schoonmaken
Zo’n 30% tot 50% van de operationele processen bestaat in veel organisaties uit inefficiëntie en dat maakt de doorlooptijd lang en frustratie bij medewerkers hoog.
Waarom gebeurt dit?
Vaak worden problemen die we dagelijks tegenkomen in de praktijk even “snel” opgelost om weer door te kunnen gaan met het zorgproces. Hierdoor worden problemen niet structureel opgelost en lopen we er binnen de kortste keren weer tegenaan.
Wij zien een aantal redenen waarom dit patroon zich herhaalt:
- Er wordt geen tijd gemaakt om continu en structureel te verbeteren
- Er is nauwelijks kennis om structureel processen te verbeteren
- Er is geen inzicht in de tijd die besteed wordt aan niet-waarde toevoegende activiteiten en hierdoor geen urgentiebesef
- De oorzaak van een probleem wordt niet of nauwelijks onderzocht
Theorie: Lean management
Capaciteitsmanagement is het hart van een goed functionerende zorgorganisatie met als doel de juiste zorg op het juiste moment aan de juiste patiënt. Dit vraagt om nauwe afstemming tussen vraag en aanbod van zorg ondersteund door doelmatige processen op gebied van o.a. planning, (zorg)logistiek en zorgadministratie. Een structurele procesoptimalisatie aanpak is daarbij noodzakelijk om impact te borgen en medewerkers op een duurzame manier in te zetten en mee te nemen in de verbeterinitiatieven.
Elk product of dienst geleverd door een organisatie is het resultaat van processen. Wil je de effectiviteit en efficiëntie van de organisatie verbeteren dan is het belangrijk het proces te leren zien en vervolgens te verbeteren. Voor alle duidelijkheid effectiviteit is de mate waarin de handelingen die je doet je dichter bij het beoogde doel brengen. Efficiëntie gaat over hoe je de handelingen uitvoert waarbij je verspilling van tijd, middelen en energie minimaliseert.
Lean is een methode die de structuur en tools geeft om processen structureel te verbeteren. Maar….. is naast een procesverbetermethodiek ook een managementfilosofie die de klant en het waarde creërende proces centraal stelt.
De kern van Lean management is het streven naar voortdurende eliminatie van verspilling in alle bedrijfsprocessen door middel van kleine, stapsgewijze verbeteringen. Het verbetert de kwaliteit van het eindproduct/dienst, vermindert defecten en verhoogt de algehele flexibiliteit van de productie.
Voorbeelden van verspilling in het proces
Er zijn verschillende soorten verspilling (niet waarde toevoegende activiteiten).
Ga eens na welke van bovenstaande verspillingen in jouw praktijk voorkomen en wat je eraan kan doen om deze activiteiten te reduceren of helemaal te voorkomen.
- Weet wie de klant is van jouw proces en welke eisen/wensen deze klant stelt aan het proces.
- Breng in kaart hoe deze waarde tot stand komt. Bijvoorbeeld met behulp van:
– Waardestroom analyses
– Spaghetti diagram - Verwijder verspilling (creëer flow)
Het volgende blog in de reeks zal gaan over de kracht van de dagstart en een dagafsluiting.
Over de auteur
Femke v.d. Wall Bake is senior-adviseur bij Zonderland & Van Zeijl. Zij heeft tijdens haar loopbaan veel ervaring opgedaan op het gebied van capaciteitsmanagement vraagstukken in zowel de humane als veterinaire zorg. Daarnaast is zij Black Belt en doet graag procesoptimalisatieprojecten waarin zij de theorie van Lean Six Sigma toepast in de praktijk.
Contactgegevens Femke van den Wall Bake:
Laten we eens kijken wat IDEXX-software voor uw praktijk kan betekenen
Vul het onderstaande formulier in en we nemen contact met u op.
