9 mins

Niet meer werken in de “waan van de dag”

Door: Femke van den Wall Bake MSc.

Serie van gastblogs

Met Animana heb je al een geweldige basis om de dagelijkse gang van zaken in je praktijk te beheren. Wij begrijpen dat er in de praktijk meer komt kijken dan alleen een praktijkmanagementsysteem. In een serie van gastblogs geven wij daarom het woord aan andere veterinaire professionals.

In deze blogreeks over Veterinair Capaciteitsmanagement werken mijn collega, Maartje Zonderland, en ik een aantal voorbeelden (ook van buiten de veterinaire zorg) uit en geven we tips over wat je in je eigen dierenartsenpraktijk kunt doen op het gebied van capaciteitsmanagement.

Ons vorige blog ging over Lean in de dierenartsenpraktijk.

Komt dit bekend voor?

  • Werken in de “waan van de dag”
  • Veel ad hoc afstemming gedurende de gehele dag
  • Onduidelijk wie waar werkt in de praktijk
  • Geen/beperkt overzicht over het verloop van de dag en de samenhang tussen bijvoorbeeld de spreekuren en de OK’s
  • Dagelijks tegen dezelfde dingen aanlopen
  • Medewerkers die hetzelfde werk hebben gedaan of dat werk van die dag is blijven liggen

De dag verloopt in veel praktijken soms heel goed en er zijn dagen waarop het helemaal spaak loopt. Door een aantal structurele stappen te nemen kan je duidelijkheid creëren op de dag zelf en zorgen voor een doorbraak in het ad hoc problemen oplossen.

3 Tips om minder overvallen te worden door de waan van de dag

1. Introduceer een dagstart en een dagafsluiting

2. Stel een dagcoördinator aan

3. Plan pauzes en uitloop

Introductie van de dagstart en dagafsluiting

De dagstart is een kort teamoverleg van maximaal 10-15 minuten aan het begin van iedere werkdag. Het doel van een dagstart is om onduidelijkheid en zoeken gedurende de dag te voorkomen doordat het hele team op hetzelfde moment dezelfde informatie krijgt.

De agenda van de dagstart heeft vaak vaste onderdelen zoals:

  • Bezetting (en eventuele wijzigingen hierop door een zieke medewerker bijvoorbeeld)
  • Mededelingen (bijv. bestellingen, nieuwe medewerkers/stagaires en hun doelen, defecten apparatuur etc.)
  • Terugblik gisteren (wat ging goed, wat kon beter)
  • Vooruitblik vandaag
    • Wie doet spoed
    • Wie wanneer pauze
  • Knelpunten
  • Verbeteracties

Voordelen van een dagstart zijn o.a.:

  • Minder ad hoc afstemming gedurende de dag (nu face-to-face i.p.v. e-mail/telefoon)
  • Er ontstaat beter inzicht waar iedereen precies mee bezig is
  • Gezamenlijk nastreven van het teamdoel en een sterker teamgevoel
  • Je creëert een sfeer waarin je elkaar gemakkelijker om hulp vraagt
  • Benoemen en vieren van successen die behaald zijn
  • Benoemen en leren van fouten van die dag (doorbreek het brandbluspatroon)

Tips bij de introductie van een dagstart

  • Begin ermee en zorg voor een continue verbetering ervan
  • Kies een vast moment van de dag en houd je aan de afgesproken tijd
  • Wees doelgericht en gestructureerd (volg de agenda) het is géén klaag- en koffiemoment
  • Creëer en stimuleer een open sfeer (laat iedereen aan het woord, wees respectvol naar elkaar, benoem constructief (maar ook destructief) gedrag etc.)
  • Rouleer de voorzitter om de betrokkenheid bij alle rollen te bevorderen

Stel een dagcoördinator aan

De dagcoördinator is een soort regisseur van de dag en hét centrale aanspreekpunt.

Taken die bij een dagcoördinator passen zijn:

  • Overzicht houden over de planning
  • Spoed delegeren (conform afspraken in dagstart)
  • Uitloop communiceren en bijsturen waar mogelijk
  • Pauzes zorgen dat medewerkers conform afspraak pauze houden
  • Afstemming tussen afdelingen (balie/OK/spreekkamer/opname/etc)
  • Prioritering bij ziekte (checklist opstellen)

Een dagcoördinator is vaak iemand die:

  • Inzicht heeft in planning
  • Goed kan communiceren
  • Probleemoplossend denkt

Meestal zien wij dat deze rol wordt ingevuld door een paraveterinair met een dierenarts als back up indien er medisch inhoudelijke besluiten genomen moeten worden

Plan pauzes en uitloop

Door geen rekening te houden met pauzes en uitloop in de agenda, zal dit altijd in het gedrang komen gedurende de dag. Er zullen altijd werkzaamheden zijn, waarvan medewerkers het gevoel hebben dat dit nú moet, waardoor pauzes vaak niet of korter genomen worden.

Hieronder een aantal tips om dit te voorkomen:

  • Plan pauzes in de agenda (PMS – praktijkmanagement systeem)
  • Houd je aan de pauze tijden (gedrag)
  • Maak als praktijk een duidelijke keuze over de balie/telefoonbezetting tijdens pauzes. Een aantal smaken hierin zijn:
    • Mensen afwisselen
    • Andere locatie afwisselen
    • Deur dicht/telefoon op spoed
  • Plan uitloop/administratietijd voor pauzes (anders gaat de pauze altijd op aan dit soort werk)

Dit was het laatste blog in de reeks van vijf. Lees hier de eerdere blogs van dit jaar terug:

Ben je op zoek naar meer informatie over capaciteitsmanagement en procesoptimalisatie/ Lean in de dierenartsenpraktijk? Neem dan contact op met Maartje Zonderland.

Over de auteur

Femke v.d. Wall Bake is senior-adviseur bij Zonderland & Van Zeijl. Zij heeft tijdens haar loopbaan veel ervaring opgedaan op het gebied van capaciteitsmanagement vraagstukken in zowel de humane als veterinaire zorg. Daarnaast is zij Black Belt en doet graag procesoptimalisatieprojecten waarin zij de theorie van Lean Six Sigma toepast in de praktijk.

Contactgegevens Femke van den Wall Bake:

Laten we eens kijken wat IDEXX-software voor uw praktijk kan betekenen

Vul het onderstaande formulier in en we nemen contact met u op.