6 mins

Hoe om te gaan met variabiliteit

Door: Dr. ir. Maartje Zonderland

Serie van gastblogs

Met Animana heb je al een geweldige basis om de dagelijkse gang van zaken in je praktijk te beheren. Wij begrijpen dat er in de praktijk meer komt kijken dan alleen een praktijkmanagementsysteem. In een serie van gastblogs geven wij daarom het woord aan andere veterinaire professionals.

Vorig jaar heb ik een aantal blogs geschreven over Veterinair Capaciteitsmanagement. Ik legde uit wat veterinair capaciteitsmanagement is en vertelde over strategische planning, tactische planning en operationele planning.

In deze blogreeks werk ik een aantal voorbeelden (ook van buiten de veterinaire zorg) uit en geef ik tips over wat je in je eigen DAP kunt doen op het gebied van capaciteitsmanagement.

Komt dit bekend voor?

Wij hebben te maken met: “lange wachttijden en toegangstijden”, “overwerken” en “leegstand”. Dit zijn vaak gevolgen van variabiliteit.

Managen van variabiliteit = planning

Variabiliteit is de mate van veranderlijkheid. Het managen van variabiliteit is planning. Variabiliteit is overal in jouw praktijk denk bijvoorbeeld aan:

  • Veranderlijke zorgvraag over het jaar (seizoen patronen) en gedurende de week/dag
  • Veranderlijk zorgaanbod door werkdagen, verloven, ziekte van medewerkers
  • Veranderlijke praktijkvoering tussen artsen en over verschillende tijdsperiodes
  • Veranderlijke werkprocessen
  • Veranderlijke planning tussen locaties, maar ook artsen en PV’s

Zonder variabiliteit is alles 100% voorspelbaar en..

  • Is iedereen blij ;-)
  • Hoeft geen cliënt te wachten
  • Hoeft er niemand over te werken
  • Is het altijd even druk
  • Is er nooit leegstand

Uit de vele onderzoeken die zijn gedaan op het gebied van capaciteitsmanagement en planning in de gezondheidszorg blijft dat 95% van de variabiliteit zelf gecreëerd is.

Er zijn verschillende soorten variabiliteit.

  1. Variabiliteit met een natuurlijk karakter dat voorspelbaar is, zoals bijvoorbeeld het dekseizoen of seizoensgebonden allergieën.
  2. Variabiliteit met een natuurlijk karakter dat onvoorspelbaar is, zoals hoe een ziekte zich ontwikkelt of hoe snel een virus zich verspreid bij verschillende diersoorten.
  3. Variabiliteit met een kunstmatig (/zelf gecreëerd) karakter dat voorspelbaar is zoals bijvoorbeeld verminderde aanwezigheid van personeel in vakantieperiodes.
  4. Variabiliteit met een kunstmatig (/zelf gecreëerd) karakter dat onvoorspelbaar is, lijkt vaak onvoorspelbaar, maar maar als het zelf gecreëerd is het ook voorspelbaar.

Address Address icon Tips voor jouw praktijk

Het voordeel van het feit dat 95% van de variabiliteit zelf gecreëerd is is dat je er dus ook iets aan doen om het te beperken. Hierbij een aantal tips om hiermee aan de slag te gaan in jouw praktijk:

  • Breng de voorbeelden van variabiliteit uit jouw praktijk in kaart en plot deze op de matrix hierboven.
  • Maak onvoorspelbaar zoveel mogelijk voorspelbaar door bijvoorbeeld op verschillende tijdslijnen te kijken. Denk bijvoorbeeld aan spoed patiënten, je weet niet wie er wanneer precies met een zorgvraag komt, maar je kunt wel inzichtelijk maken hoeveel spoed patiënten er afgelopen jaar gekomen zijn en op welke momenten in de week/maand/jaar dat was.
  • Anticipeer op dat wat er overblijft. Voorbeelden hiervan zijn:
    • Aaneengesloten te plannen. Creëer geen gaten in de agenda die je moeilijk gevuld krijgt.
    • Clusteren vergelijkbare en voorspelbare activiteiten zoals bijvoorbeeld laparoscopieën, gebitsbehandelingen, brengen en ophalen van OK dieren, etc.
    • Op het juiste moment in de week de juiste mensen aan de telefoon te zetten om de pieken in de week op te vangen en lange wachttijden te voorkomen.

Het volgende blog in de reeks zal gaan over Lean Management in de dierenartsenpraktijk. Wat is een Lean proces? En hoe kun je verspilling in de werkprocessen herkennen, reduceren en/of voorkomen.

Over de auteur

Maartje Zonderland heeft tijdens haar promotieonderzoek en loopbaan veel kennis opgedaan op gebied van wiskundige modellen om zorgprocessen te analyseren en te optimaliseren. Door gebruik te maken van wetenschappelijke methodes en zelf rekenmodellen te ontwikkelen is zij een autoriteit geworden op het gebied van evidence-based capaciteitsmanagement.

Contactgegevens Maartje Zonderland:

Laten we eens kijken wat IDEXX-software voor uw praktijk kan betekenen

Vul het onderstaande formulier in en we nemen contact met u op.