Veterinair capaciteitsmanagement en planningsoptimalisatie

Als ervaren veterinair professional komen deze problemen je waarschijnlijk heel bekend voor: het niet op elkaar afstemmen van de eisen van de klant en de klinische middelen, een lage productiviteit en het niet onder controle hebben, zijn allemaal resultaten van een gebrek aan capaciteitsmanagement en goede planningsroutines. Nu we ons ervan bewust zijn dat we een probleem hebben, hoe kunnen we dit dan oplossen? En waarom is het eigenlijk zo belangrijk om je capaciteit te beheren?

Meer werk met minder mensen

In de afgelopen decennia is de vraag naar diergeneeskundige zorg toegenomen, vooral voor gezelschapsdieren. Dit komt door de toename van het aantal dieren, maar ook door de technologische vooruitgang en de bereidheid van eigenaren om meer geld uit te geven aan diergeneeskunde. Tegelijkertijd werken meer dierenartsen parttime en is er minder animo om ’s nachts of in het weekend over te werken. Als gevolg daarvan is er in veel westerse landen een tekort aan dierenartsen en verpleegkundigen, wat betekent dat er meer werk gedaan moet worden met minder mensen. Dit vraagt om een efficiëntere en rationele verdeling van de capaciteit. We noemen deze activiteit Veterinair Capaciteitsmanagement of kortweg VCM. In de gezondheidszorg heeft capaciteitsmanagement de laatste 20 jaar veel aandacht gekregen van zowel wetenschappers als consultants. De toepassing van concepten uit operationeel onderzoek en managementwetenschappen heeft geleid tot aanzienlijke verbeteringen in de organisatie van de zorg en de resultaten voor patiënten, personeel en organisaties. Binnen capaciteitsmanagement maken we onderscheid tussen vraag en aanbod. We streven naar een evenwicht tussen vraag en aanbod, zodat we optimale resultaten behalen. Deze resultaten worden meestal sleutelprestatie-indicatoren genoemd en zijn gerelateerd aan doelen voor proceskwaliteit, financiën en productiviteit.

Balanceren van vraag en aanbod

Kwaliteits-, financiële en productiviteitsdoelstellingen zijn voor jou waarschijnlijk gemakkelijk te begrijpen, maar wat bedoelen we met procesdoelstellingen? De drie belangrijkste resultaten op het gebied van capaciteitsmanagement zijn de wachttijd voor klanten, overuren voor personeel en inactieve tijd, dus de tijd dat de middelen van de organisatie ongebruikt zijn. Middelen kunnen betrekking hebben op infrastructuur en apparatuur, maar ook op personeel. We zien dat het aanbod georganiseerd is in silo’s zoals consultatie, diagnostiek en chirurgie. Soms is het personeel ook georganiseerd rond deze silo’s, bijvoorbeeld administratief personeel of dierenartsen met specifieke aandachtsgebieden. Aan de andere kant stroomt de vraag van cliënten letterlijk door deze silo’s heen, wat uitdagingen creëert in de afstemming van logistieke activiteiten en de uitwisseling van informatie. Als gevolg hiervan is het in evenwicht brengen van de vraag en het aanbod meestal een zeer complexe puzzel, met suboptimale resultaten.

Overeenkomsten en verschillen humane- en diergeneeskunde

Door ons werk in zowel de humane- als de veterinaire zorg zien wij een aantal interessante overeenkomsten en verschillen. Wat ons als eerste opvalt is dat best practices uit de humane zorg nog onvoldoende worden gebruikt in de veterinaire zorg.