Spoed plannen, kan dat?
Door: Dr. ir. Maartje Zonderland
Serie van gastblogs
Met Animana heb je al een geweldige basis om de dagelijkse gang van zaken in je praktijk te beheren. Wij begrijpen dat er in de praktijk meer komt kijken dan alleen een praktijkmanagementsysteem. In een serie van gastblogs geven wij daarom het woord aan andere veterinaire professionals.
Vorig jaar heb ik een aantal blogs geschreven over Veterinair Capaciteitsmanagement. Ik legde uit wat veterinair capaciteitsmanagement is en vertelde over strategische planning, tactische planning en operationele planning.
In deze blogreeks werk ik een aantal voorbeelden (ook van buiten de veterinaire zorg) uit en geef ik tips over wat je in je eigen DAP kunt doen op het gebied van capaciteitsmanagement.
Komt dit bekend voor?
“Spoed is onvoorspelbaar”
“Spoed kan nooit wachten”
“Spoed patiënten krijgen voorrang op de geplande patiënten”
“De telefoon gaat op 4 plekken af maar wordt maar op 1 plek opgenomen”
“In de zomermaanden hebben we meer spoed”
“Op vrijdagmiddag en maandagochtend hebben we meer spoed”
De spoed instroom zorgt in veel praktijken ervoor dat de dag onrustig verloopt. Door een aantal structurele stappen te nemen, kan je je spoed instroom veel beter opvangen en duidelijkheid creëren op de dag zelf.
Voorbeeld van een semi spoed neurochirurgie in Denemarken
Een aantal jaar geleden heb ik een project gedaan bij een universitair ziekenhuis in Denemarken, Aarhus University Hospital. De afdeling Neurochirurgie voor volwassenen deed toentertijd ongeveer 2.000 operaties per jaar op 4 operatiekamers. De uitdaging voor deze afdeling was: Hoeveel OK tijd moeten we toewijzen aan:
- Acute patiënten (behalve zwarte categorie = direct opereren)
- Patiënten met hersentumoren (Deense wet: <14 dagen toegangstijd)
Ik heb het wachtrijmodel gebruikt om optimale toewijzing te bepalen met hen.
Voordat ik hier meer over ga vertellen, wil ik kort wat toelichten over de vicieuze cirkel van semi-spoed. Semi-spoed patiënten zijn patiënten die snel behandeld moeten worden, maar niet direct levensgevaar zijn. Deze patiënten worden vaak voor een OK gepland binnen een bepaalde termijn. Als het electieve OK programma continu wordt omgegooid, omdat er spoed tussendoor komt worden de electieve patiënten vooruitgeschoven waardoor zij uiteindelijk ook een spoed patiënt worden. Deze vicieuze cirkel van semi-spoed moet je doorbreken om op minder afzeggingen en dezelfde productiviteit uit te kunnen komen. Dit zie ik bij de veterinaire zorg ook gebeuren en vaak wordt spoed dan op de dag zelf erbij gedaan waardoor medewerkers moeten overwerken.
Terug naar het voorbeeld. Een groot gedeelte (30-50%) van Neurochirurgische patiënten is semi-spoed. Dit is een categorie die binnen 1 à 2 weken geopereerd dient te worden. Wanneer het OK programma wordt gemaakt, is deze groep semi-spoed patiënten nog niet bekend en kan de betreffende patiënt dus nog niet gepland worden. Wat je wel kan doen is plekken vrijhouden voor deze semi-spoed patiënten. Maar hoe doe je dat en hoeveel OK tijd moet hiervoor worden?
De uitdaging is om de juiste balans te vinden tussen twee conflicterende uitkomsten:
- Afgezegde/uitgestelde electieve patiënten
- Leegstand op de OK
Deze balans (de plek van de ‘schuif’) hangt af van de waarde die je hecht aan beide uitkomsten. Ik heb o.b.v. wachtrijmodel een wiskundig model gebouwd om de optimale plek van de ‘schuif’ te bepalen.
Het resultaat hiervan was dat:
- Er een significante afname van afzeggingen (-77%) was
- De productiviteit was gestegen (+16%)
- Minder operaties werden uitgevoerd buiten kantooruren
Wil je meer lezen over dit voorbeeld? Lees dan het gehele artikel. Dit zijn duidelijke resultaten, maar wat kan jij hiervan leren voor jouw praktijk?
Bij Zonderland & Van Zeijl hebben wij een 10 stappenplan gemaakt om te bepalen hoe je de spoed instroom beter kunt opvangen binnen jouw praktijk.
Het volgende blog in de reeks zal gaan over variabiliteit. Hoe zich dit uit, wat zelf gecreëerd is en wat je kunt doen om dit te beperken.
Over de auteur
Maartje Zonderland heeft tijdens haar promotieonderzoek en loopbaan veel kennis opgedaan op gebied van wiskundige modellen om zorgprocessen te analyseren en te optimaliseren. Door gebruik te maken van wetenschappelijke methodes en zelf rekenmodellen te ontwikkelen is zij een autoriteit geworden op het gebied van evidence-based capaciteitsmanagement.
Contactgegevens Maartje Zonderland:
Laten we eens kijken wat IDEXX-software voor uw praktijk kan betekenen
Vul het onderstaande formulier in en we nemen contact met u op.
