Een externe adviseur, trainer of dienstverlener inschakelen voor je praktijksoftware: wel of niet doen?

6 mins

Er zijn steeds meer externe partijen die dierenklinieken helpen om meer uit hun praktijkmanagementsysteem te halen: adviesbureaus, zelfstandige adviseurs en trainers, maar ook bedrijven die aanvullende softwarediensten aanbieden, zoals koppelingen en integraties. Ook rond IDEXX Animana zie je dit aanbod groeien. Misschien heb je er weleens over nagedacht: is het slim om zo’n partij in te schakelen? In dit artikel zetten we de voordelen en aandachtspunten op een rij, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken voor jouw praktijk.

Waarom klinieken kiezen voor een externe partij

Een praktijkmanagementsysteem is zo waardevol als de manier waarop je het gebruikt. In de dagelijkse drukte van spreekuren en operaties blijft er vaak weinig tijd over om stil te staan bij de inrichting van je systeem. Functionaliteiten die je tijd zouden kunnen besparen, blijven daardoor soms onbenut.

Een externe adviseur, trainer of dienstverlener kan daarbij helpen. De voordelen die klinieken noemen:

Tijd en aandacht op locatie. Een adviseur die een dag meeloopt in je praktijk ziet hoe jouw team écht werkt. Zo kunnen knelpunten aan het licht komen die je zelf niet meer opmerkt, simpelweg omdat je eraan gewend bent geraakt.

Een blik op het geheel. Goede adviseurs kijken niet alleen naar de software, maar ook naar je werkprocessen, je team en de organisatie eromheen. Soms zit de winst niet in een andere instelling, maar in een andere werkwijze.

Begeleiding in jouw tempo. Voor teams die liever persoonlijke begeleiding krijgen dan zelfstandig een cursus doorlopen, kan een externe trainer net dat duwtje geven om nieuwe functionaliteiten echt in gebruik te nemen.

Waar je op moet letten

Tegelijkertijd zijn er een paar zaken om vooraf goed over na te denken.

Een externe partij is geen onderdeel van IDEXX. Onafhankelijke adviseurs, trainers en dienstverleners werken op eigen titel. IDEXX werkt niet samen met externe partijen, tenzij dat expliciet is aangegeven. Werken wij wél samen met een partij, dan herken je dat direct: de samenwerking wordt vermeld op de Animana help hub, Animana is als product nadrukkelijk aanwezig, inclusief beeldmerken zoals logo’s, en onze medewerkers zijn zichtbaar betrokken. De communicatie verloopt dan ook via de officiële kanalen van Animana, zoals de nieuwsbrief, social media en de Animana startpagina. Zie je dat niet terug, dan is er geen sprake van een samenwerking en worden adviezen en trainingen niet door ons gecontroleerd of onderschreven.

Let extra op bij koppelingen en integraties. Bedrijven die softwarediensten aanbieden, zoals integraties met je Animana-account of met je Google Chrome of Firefox browser, krijgen vaak doorlopend toegang tot je gegevens, niet alleen tijdens een traject, maar zolang de koppeling actief is. Gebruik daarom bij voorkeur officiële integraties en controleer via de Animana help hub of ons supportteam of een koppeling door IDEXX wordt ondersteund, voordat je een externe partij toegang geeft.

Actuele kennis is niet vanzelfsprekend. Animana wordt regelmatig bijgewerkt met nieuwe releases. Onafhankelijke partijen worden door ons niet vooraf geïnformeerd over ontwikkelingen: zij beschikken over dezelfde publiek beschikbare kennis die jij als gebruiker ook tot je kunt nemen. Controleer daarom of de adviseur of trainer op de hoogte is van recente wijzigingen, zodat je geen advies krijgt dat inmiddels achterhaald is.

Niemand buiten IDEXX kent Animana van binnenuit. Sommige adviseurs profileren zich op eerdere ervaring bij of met IDEXX Animana. Die ervaring kan waardevol zijn, maar kennis van software veroudert snel en geen enkele externe partij heeft inzicht in onze roadmap, interne ontwikkelingen of geplande wijzigingen. Wees kritisch bij partijen die zich presenteren alsof ze alles weten over het product: adviezen over de toekomst van Animana kunnen alleen van IDEXX Animana zelf komen.

Denk aan continuïteit en onafhankelijkheid. Veel adviseurs en trainers werken als eenmansbedrijf. Dat maakt de samenwerking persoonlijk, maar ook kwetsbaar: vraag hoe beschikbaarheid, overdracht en opvolging geregeld zijn bij ziekte of vertrek. Sommige partijen werken bovendien ook in opdracht van softwareleveranciers. Vraag daarom naar bestaande samenwerkingen, zodat je weet vanuit welke rol het advies wordt gegeven.

Jij blijft verantwoordelijk voor je account en je data. Je mag een externe adviseur, trainer of dienstverlener niet zomaar als gebruiker toevoegen aan je Animana-account: volgens de IDEXX-voorwaarden zijn gebruikersaccounts voorbehouden aan je eigen medewerkers. Neem dus eerst contact met ons op voordat je iemand toegang geeft. Deel ook nooit de inloggegevens van jezelf of je medewerkers.

Regel de juridische kant vóórdat iemand toegang krijgt. In je systeem staan persoonsgegevens van je klanten. Onder de AVG ben jij als kliniek daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke, óók wanneer een externe partij in je account werkt. Belangrijk om te weten: de verwerkersovereenkomst die je met IDEXX hebt, dekt alleen wat wij voor je doen. Die zegt niets over wat een externe adviseur, trainer of dienstverlener met je gegevens doet; daar moet je zelf afspraken over maken. Deze verantwoordelijkheid ligt bij jou als eigenaar van het Animana-account, niet bij IDEXX en niet bij de externe partij.

Regel daarom minimaal het volgende:

1. Een verwerkersovereenkomst (DPA) met de externe partij, zodra deze toegang heeft tot klant- of patiëntgegevens. Hierin leg je vast wat er wel en niet met de gegevens mag gebeuren en wat er na afloop mee gebeurt. Dit geldt des te meer bij integraties, waar gegevens doorlopend worden uitgewisseld.
2. Een geheimhoudingsovereenkomst, zeker als de partij inzicht krijgt in je tarieven, omzetcijfers of bedrijfsvoering.
3. Een schriftelijke opdrachtovereenkomst met daarin de beschrijving van het werk, de looptijd, de aansprakelijkheid en de afronding, inclusief het intrekken van toegang en het overdragen of verwijderen van gegevens.

Een professionele partij werkt hier zonder aarzelen aan mee en biedt dit vaak zelf aan. Terughoudendheid op dit punt is een duidelijk waarschuwingssignaal. En bedenk: wijzigingen die een externe partij doorvoert in je account, denk aan automatische oproepen, protocollen of prijsinstellingen, worden niet door ons gecontroleerd. Ons Customer Support team kan je wel altijd uitleggen hoe een functionaliteit bedoeld is en wat het effect van een instelling is.

Onafhankelijkheid en continuïteit. Veel adviesbureaus zijn eenmanszaken of kleine bedrijven die daarnaast ook voor andere softwareleveranciers werken. Dat hoeft geen probleem te zijn, maar vraag er wel naar: voor wie werkt het bureau nog meer, en hoe wordt vertrouwelijkheid geregeld? Denk ook aan continuïteit, wat gebeurt er met jouw traject bij ziekte, vakantie of drukte, en wie kan het werk overnemen?

Verkeerd advies herstellen kost tijd en geld. Een verkeerde instelling, een onhandig ingerichte werkwijze of een fout in je gegevens door extern advies is niet altijd eenvoudig terug te draaien. Ons Customer Support team kan veel oplossen, maar niet alles: in sommige gevallen zijn onze customer success managers of data engineers nodig om de inrichting of gegevens te corrigeren. Dat zijn betaalde diensten, en de kosten daarvan komen bovenop wat je al aan het externe traject hebt uitgegeven. Spreek daarom vooraf met de externe partij af wie verantwoordelijk is als advies verkeerd uitpakt, en laat ingrijpende wijzigingen, zoals aanpassingen aan je productendatabase, prijsstructuur of financiële instellingen, eerst klein testen voordat ze praktijkbreed worden doorgevoerd.

De kosten. Extern advies is een investering: tarieven lopen uiteen van een eenmalige review van enkele honderden euro’s tot jaartrajecten van duizenden euro’s. Zet vooraf op papier wat je wilt bereiken, bijvoorbeeld minder no-shows, snellere facturatie of beter voorraadbeheer, zodat je achteraf kunt beoordelen of het traject heeft opgeleverd wat je ervan verwachtte. En check eerst wat er al gratis of binnen je bestaande abonnement beschikbaar is (daarover hieronder meer).

Een goed teken om op te letten: serieuze partijen geven hun eigen grenzen duidelijk aan. Ze benoemen zelf dat ze geen helpdesk zijn, dat de officiële implementatie, datamigratie en training bij IDEXX blijven, en dat je voor storingen en supportvragen bij ons terechtkunt. Ontbreekt die duidelijkheid, dan is dat reden om door te vragen.

Wat blijft altijd bij IDEXX?

Goed om te weten: een aantal zaken loopt altijd via ons, ongeacht met wie je verder samenwerkt. De implementatie van Animana, datamigraties, de officiële training bij de start en technische support verzorgen wij zelf. Een extern bureau kan dit niet verzorgen, betrouwbare bureaus zijn daar zelf ook duidelijk over en verwijzen voor storingen, softwarefouten en supportvragen naar ons.

Vergeet niet wat er al voor je klaarstaat

Voordat je een externe partij inschakelt, is het goed om te weten wat er al beschikbaar is. Via de Animana help hub vind je uitleg over vrijwel elke functionaliteit, en met onze online cursussen leer je in je eigen tempo werken met Animana.

Daarnaast bieden we zelf Customer Success aan: training en advies door onze eigen medewerkers. Zij zijn bekend met de nieuwste ontwikkelingen en werken zelf mee aan het maken van Animana. Zo weet je zeker dat je geen workflow verandert of iets implementeert wat later weer ongedaan moet worden gemaakt. En natuurlijk staat ons Customer Support team voor je klaar bij productvragen. Voor veel klinieken is dat voldoende; voor andere is extern advies juist een waardevolle aanvulling daarop, geen vervanging ervan.

Onze conclusie

Samenwerken met een externe adviseur, trainer of dienstverlener kan absoluut waarde toevoegen, zeker als je het gevoel hebt dat er meer in je systeem zit dan je er nu uithaalt. De sleutel zit in goede afspraken: controleer de ervaring en referenties van de partij, regel accounttoegang en privacy zorgvuldig, en spreek vooraf af wat het traject moet opleveren. Combineer het externe advies met onze eigen leermiddelen en support, dan haal je het beste uit beide werelden.

Twijfel je of een partij daadwerkelijk met IDEXX samenwerkt, klopt een uitspraak over Animana niet met wat jij weet, of wil je eerst weten wat wij zelf aan training en begeleiding bieden? Neem contact op met ons Customer Support team of je Customer Success-contactpersoon. Wij kunnen bevestigen wat officieel is, denken mee over je vraag en vertellen je eerlijk of extern advies in jouw situatie iets toevoegt.