7 mins

Plannen op strategisch niveau – wat betekent dat?

Door: Dr. ir. Maartje Zonderland

Door de werkprocessen in de dierenartsenpraktijk beter en slimmer te organiseren, krijg je meer grip op je planning. Veterinair Capaciteitsmanagement biedt mogelijkheden om meer te doen met minder mensen.

Serie van gastblogs

Met Animana heb je al een geweldige basis om de dagelijkse gang van zaken in je praktijk te beheren. Wij begrijpen dat er meer in de praktijk komt kijken dan alleen een praktijkmanagementsysteem. In een serie van gastblogs geven wij daarom het woord aan andere veterinaire professionals.

Veterinair capaciteitsmanagement

Veel dierenartsenpraktijken bepalen op welk gebied ze actief zullen zijn, bijvoorbeeld door een paardenpraktijk te beginnen en het daarbij te laten. Een stap verder gaan is erg belangrijk, omdat dit direct bepaalt hoeveel personeel, infrastructuur en apparatuur er nodig is. Zoals in ons eerste blog genoemd, is veterinair capaciteitsmanagement (VCM) een beslissingsnetwerk om de cliëntenstroom te controleren en de personeelsinfrastructuur en apparatuurcapaciteit te verdelen, met de nadruk op proces-, kwaliteitsproductie- en financiële doelstellingen. VCM is geen project dat eindigt. Het is een manier van werken en onderdeel van je managementstrategie, net als infectiepreventie of kwaliteitsmanagement.

Planning

Planning is niets meer of minder dan de verdeling van capaciteit op drie tijdschalen. Net als bij klantenstromen is planning niet beperkt tot specifieke silo’s, maar omvat het besluitvormingsprocessen met meerdere bronnen.

Strategische planning

Bedenk dat strategische planning langetermijnbeslissingen inhoudt die meer dan een jaar vooruit kijken. Typische beslissingen zijn het bepalen van de casemixstrategie, wat inhoudt dat we beslissen wat voor soort cliënten we bedienen en wat voor soort zorg we verlenen. Nu we weten wat we moeten beslissen, wat voor activiteiten moeten we ondernemen om deze beslissingen te implementeren? Op strategisch niveau beginnen we met het afstemmen van de financiële productie- en capaciteitsbegrotingen.

Drie budgettypen

Het financiële budget is waarschijnlijk het eenvoudigst en iets wat je al gebruikt in je kliniek.

Productiebudget

Het productiebudget geeft in detail de productie weer die je voor de komende periode plant. Je stelt het productiebudget als volgt op. Voor een gekozen casemix definieer je zorgprofielen. Neem bijvoorbeeld het zorgprofiel voor een hysterectomie bij een hond. Dit betreft:

  1. Pre-consult
  2. Bloedonderzoek
  3. Dagopname
  4. Operatie
  5. Follow-up consult

Als je deze oefening doet voor alle zorgprofielen in je praktijk, is het productiebudget het somproduct van alle zorgprofielen en het aantal verrichtingen per zorgprofiel. Als je wilt, kun je dit nog verder detailleren door verschillende operatietypes te definiëren, bijvoorbeeld op basis van duur, complexiteit, het toevoegen van anesthesie, medicatie of andere benodigdheden.

Je moet ook denken aan onvoorziene gebeurtenissen zoals complicaties, hoe vaak komen die voor en zorgprofielen het aantal zieke dieren. Zodra je het productiebudget hebt, kun je deze informatie vertalen naar je capaciteitsbudget. Als je gemiddelde operatieduur bijvoorbeeld één uur is en je van plan bent om 500 operaties per jaar uit te voeren, dan is je prognose dat je 500 uur operatiecapaciteit nodig hebt.

Capaciteitsbudget

De volgende stap is het koppelen van de capaciteit aan alle elementen van het zorgprofiel. Bedenk hoeveel personeel je nodig hebt. Voor één uur spreekuur heb je misschien één dierenarts en één verpleegkundige nodig. En wat zijn je openingstijden en wie neemt de telefoon op? Tot slot is het belangrijk om al deze informatie terug te koppelen naar de financiële begroting. Wat zijn de kosten van je capaciteitsbudget? Is dit afgestemd op je financiële budget, of moet je misschien nog een iteratie doen als jullie budgetten niet op één lijn liggen.

Er zijn drie belangrijke dingen die je kunt doen die onmiddellijk effect hebben:

  • Pas voor het financiële budget het aantal transacties en de prijsstelling aan

    Wat je kunt doen is het aantal klanten en dus het aantal transacties beïnvloeden door een andere marketing- of prijsstrategie op te zetten. Voor het productiebudget kun je het zorgprofiel aanpassen. Kun je bijvoorbeeld medicatie geven in plaats van meer opereren? Is het vervolgconsult echt nodig of kan het ook telefonisch? En wat is de optimale duur van een consult? Voor het capaciteitsbudget kun je je personeelsbehoeften aanpassen. Is het bijvoorbeeld mogelijk om het aantal en het type medewerkers dat betrokken is bij de zorgprofielen aan te passen? Kun je taken overdragen aan een dierenartsassistent of een dierenverzorger?

  • Stel financiële productie- en capaciteitsdoelen en KPI’s vast

    Financiële en productie KPI’s zijn meestal eenvoudig te definiëren en te meten. Capaciteits KPI’s en targets daarentegen zijn ingewikkelder en gaan over het gebruik van capaciteit en gerelateerde procesresultaten. Voorbeelden van capaciteits-KPI’s zijn:

    • de gemiddelde overuren per medewerker per dag,
    • het percentage klanten dat langer dan 20 minuten op de afspraak wacht
    • de totale hoeveelheid inactieve tijd per week.

    De doelstellingen geven vervolgens de gewenste waarden voor elke KPI. Bijvoorbeeld tien minuten overwerk, 5% van de klanten die langer dan 20 minuten wachten en maximaal een uur inactieve tijd per week. Let op! Het is alleen nuttig om doelen te definiëren voor KPI’s die je daadwerkelijk kunt meten. Het vaststellen van deze doelen beïnvloedt je capaciteitsbudget. Stel dat je doelstelling voor personeelsbezetting 80% is, dan moet je dit meenemen in je berekeningen door de benodigde capaciteit te vermenigvuldigen met 1 gedeeld door 80%, dit is 1,25. Het kiezen van de juiste streefwaarden hangt af van de hoeveelheid variabiliteit in je processen.

  • Definieer een jaarplanning

    Je laatste strategische activiteit is het definiëren van een jaarplanning. Hier bepaal je voor elke week in het jaar wat voor activiteiten er zullen plaatsvinden, wat de reguliere openingstijden zullen zijn en hoeveel personeel, infrastructuur en apparatuur er ongeveer nodig is. Denk bijvoorbeeld aan een paardenpraktijk tijdens het dekseizoen. Je hebt dan misschien extra administratief personeel en een dierenarts nodig voor je vruchtbaarheidsprogramma’s. Ook heb je misschien een extra mobiele echografie nodig.

Dit blog is onderdeel van een serie van 4. In ons volgende blog besteden we aandacht aan het tactische planniveau, wat gaat over de middellange termijn en het bijsturen gedurende het jaar.

Over de auteur

Maartje Zonderland heeft tijdens haar promotieonderzoek en loopbaan veel kennis opgedaan op gebied van wiskundige modellen om zorgprocessen te analyseren en te optimaliseren. Door gebruik te maken van wetenschappelijke methodes en zelf rekenmodellen te ontwikkelen is zij een autoriteit geworden op het gebied van evidence-based capaciteitsmanagement.

Laten we eens kijken wat IDEXX-software voor uw praktijk kan betekenen

Vul het onderstaande formulier in en we nemen contact met u op.