Meer controle over je agenda, 3 tips

3 mins

Je herkent het misschien wel: je hebt plannen gemaakt voor je dag, maar ineens worden deze overhoopgegooid door onverwachte gebeurtenissen. Vervelend als het in de privé-situatie gebeurt, maar op het werk hoort het er vaak bij. Een spoedgeval, een operatie die uitloopt of een consult waarbij tijdens het klinisch onderzoek toch meer aan het licht komt en om meer uitleg of zelfs om een directe behandeling vraagt.

Als de praktijk een hal zou zijn vol met dominostenen en het ene na het andere bouwwerk maar deels omvalt, is er altijd nog “de Aorta” waarop je kan vertrouwen. Zo is in jouw praktijk de agenda jouw reddingslijn voor het verloop van je dag. Een goede agendaplanning geeft ruimte voor onverwachte gebeurtenissen, kent flexibiliteit om tijd in- of uit te lopen en heeft momenten voor rust, adempauze of thee met het team.

1. Gebruik een Online Booking applicatie

Meer controle over jouw agenda met een Online Booking applicatie? Het klinkt misschien tegenstrijdig, maar dat is precies wat een Online Booking applicatie kan bieden. Een Online Booking applicatie laat huisdiereigenaren zelf afspraken in jouw agenda inboeken, hierbij behoud je zelf de volledige controle over wat jij wel en niet wilt zien/doen op welke momenten van je dag. Alleen vaccineren op donderdagmiddag en op woensdagochtend tijd voor afspraken die wat meer uitleg, onderzoek of aandacht vragen. Geen probleem. Je kan per dag, per uur en zelfs per kwartier bepalen welk soort afspraken je beschikbaar stelt. Bijkomend voordeel: jouw klanten kunnen 24/7 een afspraak plannen bij jouw praktijk en de telefoon blijft een stuk rustiger. Hierdoor lukt het om met het hele team toch die theemomenten mee te pakken.

Maar spoedgevallen dan? Een goede applicatie kan door middel van trefwoorden specifieke klachten herkennen en het afspraakproces voor een huisdiereigenaar beëindigen met het advies om telefonisch contact op te nemen met de praktijk.

2. “Nee”

Wat is dit nou voor een tip als je graag zoveel mogelijk huisdiereigenaren wilt helpen?! Toch is het een van de belangrijkste dingen die je kunt doen tijdens het maken van afspraken. Af en toe nee zeggen is helemaal niet erg. Een ‘nee’ is in sommige gevallen zelfs in het voordeel van de huisdiereigenaar. Wanneer een eigenaar contact opneemt voor een afspraak, hebben ze in veel gevallen al een datum en tijd bedacht die voor hun het beste uitkomt en zullen ze deze ook kenbaar maken. Toch zal je in jouw planning zien dat bepaalde afspraken soms beter passen op een andere moment. Door goed door te vragen kan je beter inschatten of er onderliggende vragen/verzoeken zijn. Zo wil je geen afspraak maken voor alleen een vaccinatie als je tijdens het inplannen al weet dat deze eigenaar ook vragen heeft over “dat bultje, de voorgenomen vakantie en de gedragsproblemen van het dier”. Je hoeft natuurlijk nooit direct het woord ‘nee’ te zeggen, maar onthoud dat een goed onderbouwde ‘nee’ altijd beter is dan een halve ‘ja’ waarmee de huisdiereigenaar wel zijn zin krijgt, maar een minder prettige klantervaring tijdens zijn bezoek aan jouw praktijk.

Tips in het kort:

• Geef de huisdiereigenaar tijdens het maken van de afspraak 2 of 3 opties met dagen en tijden. Hieruit kan de eigenaar vaak prima een keus maken.
• Vraag goed door om welke reden de afspraak gemaakt wordt. Zo probeer je verrassingen tijdens het consult te voorkomen.
• Geef de huisdiereigenaar tijdens het maken van de afspraak altijd duidelijke instructies. Stuur bijvoorbeeld een afspraakbevestiging na per e-mail.
• Identificeer tijdig factoren die mogelijk het spreekuur vertragen.
• Neem de tijd en geef jezelf de ruimte om te overleggen met collega’s.

3. Bedenk een strategie voor de agendaboeken

Een strategie voor de agenda van de praktijk. Het is vaak meer een onbesproken gewoonte; de “zo doen we dat altijd” methode. Toch zou je eens kritisch kunnen kijken naar de Animana agenda. Misschien hebben jullie een systeem waarbij elke spreekkamer zijn eigen agendaboek heeft, één agendaboek voor de OK en een voor de praktijktaken en notities. Dat kan perfect werken, of zouden jullie het ook goed kunnen doen met een agendaboek per dierenarts met daarin blokken met taken? Natuurlijk kunnen wij geen complete agendastrategie bieden, maar wel de tip geven om de agenda op de agenda te zetten tijdens een teamoverleg. Waarom? Simpel, de consultkamers en de rest van de praktijk zijn in veel gevallen twee verschillende werelden. Door met elkaar te brainstormen over wat wel en niet werkt en wanneer elkaars ideeën, behoeften en visies gedeeld worden kom je tot een systeem dat voor iedereen goed werkt.