Voor alle paraveterinairen en kliniek medewerkers…

4 mins

Eens in de zoveel tijd gaat via social media een berichtje viraal over het beroep van de paraveterinair. Soms is het een hart onder de riem, soms is het een uiting over de liefde voor het vak. Afgelopen week ging er een online een post viraal die door veel paraveterinairen is gedeeld.

Eigenlijk wilden wij deze maand het een en ander vertellen over het ‘einde van het jaar’ en de daarbij behorende tips en adviezen. Maar gezien de hartenkreet (want zo zien wij deze viral) willen wij graag wat tips geven over hoe het ook kan. Onderstaand zijn enkele tips en adviezen van paraveterinairen die gestopt zijn met het prachtige beroep, soms helaas om dezelfde redenen in de post vermeld werden. Dit artikel is namens de paraveterinairen van IDEXX voor jou. Hang in there, we got your back!

– Oh ja, geen tijd voor pauze of lunch is een not done, punt!

 

1. Organiseer een wekelijkse teammeeting

Het ligt voor de hand en het wordt toch niet in iedere kliniek gedaan; een teammeeting. Nou zal jij waarschijnlijk denken; “Wij werken al zo nauw met elkaar samen dat wij echt wel weten wat er speelt.”  Dat hebben wij al vaker gehoord. Maar toch, een teammeeting waarin wekelijks diverse punten en zaken besproken kunnen worden zal uiteindelijk tijd opleveren en het werk prettiger maken. Blok iedere week of 2 weken een uurtje in de agenda en ga met elkaar zitten, je zult zien dat er veel besproken zal worden en dat dit dan niet meer even snel tussendoor hoeft. Dat is namelijk altijd minder effectief. Dus die teammeeting, die staat! Dan wel nog even een roostertje maken wie bij welke teammeeting verantwoordelijk is voor de balie of de telefoon.

– Beste dierenarts, geef je medewerkers de kans (en de tijd) om samen met het hele kliniekteam of onder elkaar een teammeeting te houden. En ja, jouw paraveterinair team, is een ander team met andere taken en andere behoeften.

2. Kijk kritisch naar de agenda

In een drukke kliniek kan je niet werken zonder een goede planning. Je wilt aandacht aan je patiënten geven en daarvoor uiteraard ook de tijd nemen. Toch gaat het vaak bij de planning mis. Hieronder enkele tips:

1. Werk in afspraakblokken.
   Animana en de online afsprakentool Vetstoria bieden beide de mogelijkheid om in (afspraak) blokken te werken. Ook door afspraken achterelkaar in te plannen creëer je tijd en overzicht in je agenda.
2. Houd rekening met onvoorzien werk en uitloop.
   Natuurlijk kan het kan voorkomen dat werkzaamheden of taken uitlopen. Dit is een probleem wanneer een agenda helemaal volgepropt is. Blokkeer de agenda op bepaalde momenten in de dag met een ‘blanco’ afspraak. Wees niet bang dat je deze later niet kan vullen met taken of afspraken, onze ervaring heeft ons geleerd dat dit uiteindelijk altijd wel lukt.
3. Nee = nee!
   Soms kan die ene patiënt er gewoon echt niet meer bij. Uiteraard wil je iedereen helpen maar vertrouw ons, huisdiereigenaren merken echt wanneer een kliniek het werk niet aan kan. Dit doet afbreuk aan al jouw inzet, goede werk en aan de klantervaring van de huisdier eigenaar. Dus doe 1 ding goed, in plaats van 2 dingen half.

– Beste dierenarts, jij bepaalt niet alleen de agenda; dit doe je samen met je team. Jouw paraveterinairen hebben het complete overzicht van de situatie en werkzaamheden in de kliniek. 

3. Neem deel aan gesprekken met vertegenwoordigers

Waarschijnlijk krijgen jullie regelmatig bezoek van vertegenwoordigers van verschillende bedrijven uit de veterinaire industrie. Waarschijnlijk spreken deze vertegenwoordigers ook vaak met de dierenarts of praktijkmanager, maar niet met jou. Toch zou dat niet een heel gek idee zijn.

Vertegenwoordigers en de diensten en producten die ze vertegenwoordigen kunnen namelijk jouw dagelijks werk aangenamer en prettiger maken. Uiteraard niet ieder product, maar als je over jouw uitdagingen praat weten ze hier meestal wel een oplossing voor. Of dit nou een speciale actie is, ondersteunend materiaal (content zoals huisdiereigenaar-teksten) of een compleet product wat jouw werk aangenamer maakt.

– Beste dierenarts, laat een paraveterinair meedoen met deze gesprekken. Ze verzetten immers meer dan de helft van het werk in jouw kliniek en weten beter wat er speelt binnen de kliniek of bij klanten.

4. Vraag om nieuwe spullen of hulpmiddelen

Er is niks irritanter dan je werk goed willen doen maar met materiaal moeten werken wat eigenlijk niet (meer) voldoet. Of dit nou een tandsteenkrabber is die niet goed in de hand ligt, of een zadelkruk die steeds naar onder zakt. Het is vervelend, kost tijd, levert onnodige ergernis op en het vervelende eraan is dat ze allemaal relatief simpel op te lossen zijn. Te veel paraveterinairen werken met spullen die eigenlijk al vervangen hadden moeten worden. Of het nou is omdat ze simpelweg niet meer voldoen of ergernis op leveren.

– Beste dierenarts, Tip: vraag aan jouw team een top 3 van spullen, materialen of situaties die ergernis opleveren en waarbij vervangen of aanschaffen het werk prettiger zou kunnen maken. Je zult verbaasd zijn van de antwoorden, en het verschil wat het maakt.

5. Praat met alle klanten en huisdiereigenaren

Het klinkt direct als tijdrovend maar nee, praten met huisdier eigenaren kan jou wel degelijk tijd op leveren. Het vraagt inderdaad om een kleine investering maar uiteindelijk pluk jij, je collega’s en de kliniek er de vruchten van.

Door te praten creëer je begrip en bereidheid van huisdier eigenaren, laat ze weten dat jullie het in de kliniek druk hebben, laat weten dat je ze hebt gezien, laat ze merken dat ze gehoord worden, besteed tijd aan het verstrekken van informatie en productuitleg. Beter geïnformeerde eigenaren kosten uiteindelijk minder tijd, bijkomend voordeel is dat ze waarschijnlijk ook meer willen (eerder kiezen voor een behandeling of onderzoek) en meer besteden in de kliniek.

– Beste dierenarts, geef je medewerkers alle tijd om met huisdier eigenaren te praten. Jij zult er de vruchten van plukken in de spreekkamer.

Ook interessant:

• De klantreis: Van waardebepaling tot verwachtingsmanagement
• De klantreis: Een vlekkeloze klantreis, het begint in de wachtkamer!
• Een frisse blik. Bekijk jouw kliniek eens vanuit een ander oogpunt.